BAB IV. Komunikasi dan Interpersonal Skill : Komunikasi

BAB IV.

Komunikasi dan Interpersonal Skill :

Komunikasi

Seorang  wirausaha  sangat  memerlukan  kemampuan  komunikasi.    Komunikasi  merupakan dasar   bagi   seorang   wirausaha   untuk   menyampaikan    pesan,   mendekati    pelanggan, memimpin   karyawan   dan  memotivasi. Seorang wirausaha   sekalipun   memiliki   produk unggulan, konsep layanan prima dan gagasan-gagasan  kreatif, tetapi tidak dikomunikasikan kepada   orang   lain,   maka   hal   tersebut   menjadi   tidak   berguna. Menurut  Ilik (2011), komunikasi  menjadi salah satu elemen  terpenting  dalam menjalankan  kewirausahaan.  Hal tersebut  dikarenakan  seorang  wirausahawan  adalah  seorang  leader  dan  seorang  leader mutlak harus mampu mendirect bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber  pada  kata communis.  Kata communis memiliki  makna  ‘berbagi’  atau  ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan  atau kesamaan makna.

Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk  memberitahu  atau  untuk  mengubah  sikap,  pendapat,  atau  perilaku,  baik  langsung secara  lisan  maupun  tidak langsung  melalui  media;  proses  penyampaian  bentuk interaksi gagasan kepada orang lain dan proses penciptaan arti terhadap gagasan atau ide yang disampaikan, baik sengaja maupun tidak disengaja.

Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, yaitu jumlahnya sebanyak  orang  yang  mendefinisikannya.  Dari  banyak  pengertian  tersebut  jika  dianalisis pada prinsipnya  dapat disimpulkan  bahwa  komunikasi  mengacu  pada tindakan,  oleh  satu orang  atau  lebih,  yang  mengirim  dan  menerima  pesan  yang  terdistorsi  oleh  gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.

Gambar 5 menjelaskan apa yang dapat kita namakan model universal komunikasi yang mengandung unsur-unsur dalam setiap tindakan komunikasi,  terlepas dari apakah hal   itu bersifat intrapribadi, antarpribadi, kelompok kecil, pidato terbuka, atau komunikasi massa.

Komponen  Komunikasi

1.   Lingkungan  komunikasi

Lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki 3 (tiga) dimensi di antaranya :

a.    Fisik, adalah ruang di mana komunikasi berlangsung nyata atau berwujud.

b.     Sosial-psikologis, misalnya tata hubungan status di antara pihak yang terlibat, peran yang dijalankan orang   dan aturan budaya masyarakat di mana orang-orang berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau.

c.     Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah di mana komunikasi berlangsung.

Ketiga (3) dimensi lingkungan ini saling berinteraksi; yaitu masing-masing mempengaruhi  dan dipengaruhi  oleh yang lain. Sebagai contoh, terlambat  memenuhi janji dengan seseorang (dimensi temporal), dapat mengakibatkan  berubahnya suasana persahabatan-permusuhan  (dimensi sosial-psikologis),  yang kemudian dapat menyebabkan  perubahan  kedekatan  fisik  dan  pemilihan  rumah  makan  untuk  makan

malam  (dimensi  fisik).  Perubahan-perubahan   tersebut  dapat  menimbulkan   banyak perubahan lain. sehingga proses komunikasi tidak pernah statis.

2.   Sumber-Penerima

Kita  menggunakan  istilah  sumber  (komunikator)-penerima  (komunikan)  sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam   komunikasi    adalah   sumber   (atau   pembicara),    sekaligus   penerima   (atau pendengar). Anda mengirimkan pesan ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh. Anda menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan sebagainya.

Tetapi,   ketika   anda   mengirimkan   pesan,   anda   juga   menerima   pesan.   Anda menerima pesan anda sendiri (mendengar diri sendiri, merasakan gerakan sendiri, dan melihat banyak isyarat tubuh sendiri) serta anda menerima pesan dari orang lain (secara visual, melalui pendengaran,  atau bahkan melalui rabaan dan penciuman). Ketika anda berbicara  dengan  orang  lain,  anda  memandangnya  untuk  mendapatkan  tanggapan (untuk  mendapatkan  dukungan,  pengertian,  simpati,  persetujuan,  dan  sebagainya). Ketika anda menyerap isyarat-isyarat non-verbal ini, anda menjalankan fungsi penerima.

3.   Enkoding-Dekoding

Dalam ilmu komunikasi kita menamai tindakan menghasilkan pesan (misalnya, berbicara atau menulis) sebagai enkoding (encoding atau penyandian). Dengan menuangkan  gagasan-gagasan  kita ke dalam  gelombang  suara atau ke atas selembar kertas, maka kita menjelmakan gagasan-gagasan tadi ke dalam kode tertentu.

Kita  menamai  tindakan  menerima  pesan  (misalnya,  mendengarkan  atau membaca)  sebagai  dekoding  (decoding   atau  pemecahan   sandi).  Dengan menerjemahkan   gelombang  suara  atau  kata-kata   di  atas  kertas  menjadi   gagasan, sehingga dapat diuraikan kode tadi. Jadi, anda melakukan dekoding.

Oleh karenanya, kita menamai pembicara atau penulis sebagai enkoder (encoder) dan pendengar atau pembaca sebagai dekoder (decoder). Seperti halnya sumber- penerima,   kita   menuliskan    enkoding-dekoding    sebagai   satu   kesatuan   yang   tak terpisahkan   untuk   menegaskan   bahwa  anda  menjalankan   fungsi-fungsi   ini  secara simultan.   Ketika  anda  berbicara   (enkoding),   anda   juga  menyerap   tanggapan   dari pendengar (dekoding).

4.   Kompetensi  Komunikasi

Kompetensi  komunikasi  mengacu  pada  kemampuan  seseorang  untuk berkomunikasi  secara efektif (Spitzberg dan Cupach, 1989). Kompetensi  ini mencakup hal-hal seperti pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi kandungan  (content)  dan  bentuk  pesan  komunikasi  (misalnya,  pengetahuan  bahwa suatu topik mungkin  layak dikomunikasikan  kepada pendengar  tertentu  di lingkungan tertentu, tetapi mungkin tidak layak bagi pendengar dan lingkungan yang lain). Pengetahuan tentang tatacara perilaku nonverbal (misalnya, kepatutan sentuhan, suara yang keras, kedekatan fisik) merupakan bagian dari kompetensi komunikasi.

Dengan meningkatkan kompetensi, anda akan mempunyai banyak pilihan berperilaku.   Makin   banyak   anda   tahu   tentang   komunikasi   (artinya,   makin   tinggi kompetensi   anda),   makin   banyak   pilihan,   yang   anda   punyai   untuk   melakukan komunikasi sehari-hari. Proses ini serupa dengan proses mempelajari  perbendaharaan kata yaitu semakin banyak kata anda ketahui (artinya, makin tinggi kompetensi perbendaharaan   kata   anda),   maka   makin   banyak   cara   yang   anda   miliki   untuk

mengungkapkan diri.

5. Pesan   

Pesan komunikasi   dapat   mempunyai   banyak   bentuk.   Kita  mengirimkan   dan

menerima  pesan  ini  melalui  salah  satu  atau  kombinasi  tertentu  dari  panca  indra. Walaupun  kita menganggap  pesan selalu dalam bentuk verbal  (lisan atau tertulis), ini bukanlah  satu-satunya  jenis pesan.  Kita juga berkomunikasi  secara  nonverbal  (tanpa kata atau isyarat, gerak dan mimik). Sebagai contoh, busana yang kita kenakan, seperti juga  cara  kita  berjalan,  berjabatan  tangan,  menggelengkan  kepala,  menyisir  rambut, duduk dan tersenyum.  Pendeknya,  segala  hal yang kita ungkapkan  dalam  melakukan komunikasi.

6.   Saluran

Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang sekali komunikasi berlangsung  melalui hanya satu saluran, yaitu umumnya  kita menggunakan  dua, tiga, atau  empat  saluran  yang  berbeda  secara  simultan.  Sebagai  contoh,  dalam  interaksi tatap   muka   kita   berbicara   dan   mendengarkan   (saluran   suara),   tetapi   kita   juga memberikan  isyarat tubuh dan menerima isyarat ini secara visual (saluran  visual).  Kita

juga  memancarkan  dan mencium  bau-bauan  (saluran  olfaktori).  Seringkali  kita  saling menyentuh, inipun merupakan komunikasi (saluran taktil).

7.   Umpan Balik

Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik dapat   berasal   dari   anda   sendiri   atau   dari   orang   lain.   Dalam   diagram   universal komunikasi  tanda  panah  dari  satu  sumber-penerima  ke  sumber-penerima  yang  lain dalam  kedua  arah  adalah  umpan  balik.  Bila  anda  menyampaikan   pesan,  misalnya dengan  cara  berbicara  kepada  orang  lain  anda  juga  mendengar  diri  anda  sendiri. Artinya,  anda  menerima  umpan  balik dari pesan  anda  sendiri.  Anda  mendengar  apa yang anda katakan, anda merasakan gerakan anda, anda melihat apa yang anda tulis.

Selain umpan balik sendiri ini, anda menerima umpan balik dari orang lain. Umpan balik ini dapat datang dalam berbagai bentuk: Kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala, tepukan di bahu atau tamparan di pipi, semuanya adalah bentuk umpan balik.

8.   Gangguan

Gangguan (noise) adalah gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan  menghalangi  penerima  dalam menerima  pesan  dan sumber dalam mengirimkan  pesan.  Gangguan  dikatakan  ada dalam  suatu  sistem  komunikasi,  hal ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima.

Gangguan  ini dapat berupa gangguan  fisik  (ada orang lain berbicara),  psikologis (pemikiran  yang sudah ada di kepala kita), atau semantik  (salah mengartikan  makna). Tabel 3 menyajikan ketiga macam gangguan ini secara lebih rinci.

Tabel 3. Jenis Gangguan Komunikasi

Macam	Definsi	Contoh
Fisik	Interferensi dengan transmisi fisik isyarat atau pesan lain.	Desingan mobil yang lewat, dengungan komputer, kacamata.
Psikologis	Interferensi kognitif atau mental.	Prasangka dan bias pada sumber- penerima, pikiran yang sempit.
Semantik	Pembicaraan dan pendengar memberi arti yang berlainan.	Orang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan jargon atau istilah terlalu rumit yang tidak dipahami pendengar.

Gangguan dalam komunikasi tidak terhindarkan. Semua komunikasi mengandung gangguan dan walaupun tidak dapat meniadakannya samasekali, kita dapat mengurangi gangguan dan dampaknya. Untuk itu menggunakan  bahasa yang lebih akurat, mempelajari keterampilan  mengirim dan menerima pesan nonverbal,  serta meningkatkan  keterampilan mendengarkan dan menerima, serta mengirimkan umpan balik adalah beberapa cara untuk menanggulangi gangguan.

Tujuan Dan Fungsi Komunikasi

1.      Agar menjadi tahu dan memberitahukan,  misalnya antar hubungan pergaulan sehari- hari, surat edaran, pengumuman, pemberitahuan dan sebagainya.

2.      Menilai  masukan  (input)  atau  hasil  (output)  atau  suatu  pola  pemikiran,  misalnya umpan  balik, tanggapan  atas pendapatan,  evaluasi  anggaran,  penilaian  rencana  dan sebagainya.

3.      Mengarahkan   atau   diarahkan,   misalnya   manajer   mengarahkan   sumber   tenaga,

material, uang, mesin (kepada suatu tujuan), rapat kerja, seminar, penataran latihan kerja, juklak (petunjuk pelaksanaan), juknis (petunjuk teknis) dan sebagainya.

4.      Mempengaruhi    dan    dipengaruhi,    misalnya    motivasi,    persuasi,    stimulasi    dan sebagainya.

5.      Mengandung    beberapa    fungsi   insidental,    atau    netral    :   yang   tidak   langsung mempengaruhi tercapainya tujuan dan hubungan dalam pergaulan sosial.

Dari  paparan  tersebut,  terlihat  bahwa  komunikasi  dapat  menciptakan  rasa pemahaman, tingkat penerimaan dan motivasi, terutama untuk menjawab hal terkait Who says, What, in Which channel, to Whom dan in Which effect.

Kegunaan Mempelajari  Iimu Komunikasi

Ruben and Steward (2005) menyatakan  bahwa alasan   mempelajari  ilmu komunikasi adalah :

1.       Komunikasi adalah fundamental dalam kehidupan kita.

Dalam   kehidupan   kita   sehari-hari,   komunikasi   memegang   peranan   yang   sangat penting. Kita tidak bisa tidak berkomunikasi. Tidak ada aktifitas yang dilakukan tanpa komunikasi, dikarenakan  kita dapat membuat beberapa perbedaan esensial, manakala kita berkomunikasi dengan orang lain. Demikian pula sebaliknya, orang lain akan berkomunikasi. dengan kita, baik dalam jangka pendek ataupun jangka panjang. Cara kita berhubungan satu dengan  lainnya, bagimana  suatu hubungan  kita bentuk,  bagaimana  cara kita memberikan kontribusi  sebagai  anggota  keluarga,  kelompok,  komunitas,  organisasi  dan  masyarakat secara  luas  membutuhkan   suatu  komunikasi.   Hal  ini  menjadikan   komunikasi   tersebut menjadi hal sangat fundamental dalam kehidupan kita.

2.          Komunikasi adalah merupakan suatu aktifitas kompleks.

Komunikasi  adalah suatu aktifitas   kompleks dan menantang.  Dalam hal ini ternyata aktifitas komunikasi bukanlah suatu aktifitas yang mudah. Untuk mencapai kompetensi komunikasi diperlulkan understanding dan suatu keterampilan sehingga komunikasi yang dilakukan menjadi efektif. Ellen langer dalam Ruben and Steward (2005) menyebut konsep mindfulness akan  terjadi ketika  kita memberikan  perhatian  pada situasi dan konteks,  kita terbuka dengan informasi baru dan kita menyadari bahwa ada banyak perspektif tidak hanya satu persepektif di kehidupan manusia.

3.          Komunikasi adalah vital untuk suatu kedudukan/posisi efektif.

Karir dalam bisnis, pemerintah, atau pendidikan memerlukan kemampuan dalam memahami situasi komunikasi, mengembangkan strategi komunikasi efektif, memerlukan kerjasama antara satu dengan yang  lain dan dapat menerima atas kehadiran ide-ide efektif melalui  saluran  saluran  komunikasi.  Untuk  mencapai  kesuksesan  dari  suatu kedudukan/posisi tertentu dalam mencapai kompetensi komunikasi antara lain melalui kemampuan secara personal dan sikap, kemampuan interpersonal, kemampuan dalam melakukan komunikasi oral dan tulisan, serta lain sebagainya.

4.          Suatu pendidikan tinggi tidak menjamin kompetensi komunikasi yang baik.

Kadang-kadang  kita menganggap  bahwa komunikasi itu hanyalah suatu yang bersifat common sense dan setiap orang pasti mengetahui bagaimana berkomunikasi. Padahal sesungguhnya banyak yang tidak memilki keterampilan berkomunikasi yang baik, karena ternyata banyak pesan-pesan dalam komunikasi manusia itu yang disampaikan tidak hanya dalam bentuk verbal, tetapi  nonverbal, ada keterampilan komunikasi dalam bentuk tulisan dan oral, ada ketrampilan  berkomunikasi  secara

interpersonal,  ataupun  secara  kelompok, sehingga  kita  dapat  berkolaborasi  sebagai  anggota  dengan  baik,  dan  lain-lain.  Kadang- kadang  kita  juga mengalami  kegagalan  dalam berkomunikasi.  Banyak  yang berpendidikan tinggi, tetapi tidak memilki keterampilan berkomunikasi secara baik dan memadai sehingga mengakibatkan kegagalan dalam berinteraksi dengan manusia lainnya, maka komunikasi itu perlu kita pelajari.

5.          Komunikasi adalah populer.

Komunikasi  adalah  suatu  bidang  yang  dikatakan  sebagai  populer.  Banyak  bidang- bidang komunikasi modern sekarang ini yang memfokuskan  pada studi tentang pesan, ada juga  tentang  hubungan  antara  komunikasi  dengan  bidang  profesional  lainnya,  termasuk hukum,  bisnis,  informasi,  pendidikan,  ilmu  komputer,  dan  lain-lain.Saat  ini  komunikasi sebagai   ilmu   sosial/perilaku   dan   suatu   seni   yang   diaplikasikan.   Disiplin   ini   bersifat multidisiplin, berkaitan dengan ilmu-ilmu lain seperti psikologi, sosiologi, antroplogi, politik, dan lain sebagainya.

5.5.   Komunikasi  Dalam Organisasi

Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan profesi (keahlian). Kadang-kadang penyebab rusaknya hubungan antar individu dalam suatu organisasi, misalnya antara manajer atau supervisor dengan karyawan atau di antara karyawan itu sendiri adalah  terjadinya miskomunikasi. Untuk berkomunikasi dengan  baik  dibutuhkan  tidak hanya  bakat,  tetapi  terutama  kemauan  melakukan  proses belajar  yang  kontinu.  Keterampilan  berkomunikasi  yang  baik  meliputi  kemampuan  dasar untuk mengirim dan menguraikan pesan secara akurat dan efektif untuk memperlancar pertemuan, untuk memahami cara terbaik dalam penyebaran informasi dalam sebuah organisasi, serta  memahami makna simbolis tindakan-tindakan seseorang sebagai manajer.

Komunikasi adalah suatu pertukaran sebuah konsep yang sederhana, tetapi vital. Walaupun  demikian,  terlalu  sering  kita  melakukan  pendekatan  dengan  suatu  pertukaran tanpa  mempertimbangkan   bagaimana  pihak  lain  bereaksi.   Pesan  yang  kita  sampaikan seringkali terlalu berorientasi kepada diri sendiri, sehingga apa yang terjadi dengan pihak lain menjadi  sesuatu  yang terabaikan.  Dalam  organisasi,  ada 2 (dua)  komunikasi  yang terjadi, yaitu komunikasi organisasi secara makro dan secara mikro. Komunikasi makro terjadi antara organisasi  tersebut  dengan  lingkungannya,   atau  dengan  organisasi  lainnya.  Komunikasi mikro terjadi di dalam organisasi, yaitu komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi,  antara  atasan  dan bawahan,  antar para  pemimpin,  dan antar kelompok  kerja atau   antar   divisi.   Jadi,   komunikasi   organisasi   secara   mikro   merupakan   komunikasi interpersonal di dalam organisasi.

Dalam konteks organisasi dikenal proses komunikasi dua arah, yaitu (1) pemberi pesan

media  penerima  pesan  , dan (2) pemberi  pesan   media  penerima  pesan. Bila hanya salah satu yang terjadi (no.(1) atau no.(2)), dikatakan  terjadi komunikasi  satu arah. Media disini berupa gerak atau pesan itu sendiri dan pesan sebagai dialog.

5.5.1.   Komunikasi  formal dan informal

Komunikasi   formal   ialah   komunikasi   resmi   yang   menempuh   jaringan   organisasi struktur formal dimana , informasi  ini tampaknya  mengalir dengan  arah yang tidak dapat diduga dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan. Informasi yang mengalir sepanjang jaringan kerja selentingan terlihat berubah-ubah dan tersembunyi.

Komunikasi  informal  ialah  komunikasi  yang menempuh  saluran  yang  sering  disebut “selentingan”, yaitu suatu jaringan yang biasanya jauh lebih cepat dibandingkan dengan saluran-saluran  resmi. Informasi informal/personal  ini muncul dari interaksi diantara orang- orang. Dalam istilah komunikasi selentingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan.

Komunikasi  ke atas, ke bawah, horisontal dan silang

1. Komunikasi  ke atas (upwardcommunication)

Komunikasi  dari  bawahan  ke  atasan  yang  mencakup  sistem-sistem  saran, kebijaksanaan  pintu terbuka,  mendengarkan  keluhan-keluhan  karyawan  dan survei semangat.  Komunikasi  ke atas  dalam  sebuah  organisasi  dapat  diartikan  bahwa  informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat lebih tinggi.

Beberapa alasan pentingnya arus komunikasi ke atas didasarkan pada :

1)     Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

2)     Komunikasi  ke  atas  memberitahukan   kepada  penyelia  kapan  bawahannya  siap menerima apa yang dikatakan kepadanya.

3)     Komunikasi  ke atas memungkinkan,  bahkan  mendorong,  omelan dan keluh kesah muncul  kepermukaan,  sehingga penyelia  tahu apa yang mengganggu  orang-orang yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.

4)    Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan

memberi   kesempatan   kepada   pegawai   untuk   menentukan,   apakah   bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

5)     Komunikasi   ke  atas  membantu  pegawai  mengatasi  masalah  pekerjaannya   dan dengan organisasi tersebut.

6)     Komunikasi  ke  atas  mengizinkan  penyelia  untuk  menentukan,  apakah  bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

Kebanyakan  analisis  dan  penelitian  dalam  komunikasi  ke  atas  menyatakan  bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi berupa : informasi yang memberitahukan apa yang dilakukan bawahan, menjelaskan  persoalan-persoalan  kerja, memberi saran atau gagasan   untuk  perbaikan   dalam  unit-unitnya,   mengungkapkan   bagaimana   pikiran   dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja dan organisasi.

Komunikasi  ke atas dapat menjadi terlalu rumit, menyita waktu  dan mungkin hanya segelintir manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) memberikan alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit :

1)    Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikirannya.

2)    Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.

3)    Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.

4)     Perasaan  bahwa  penyelia  dan  manajer  tidak  dapat dihubungi  dan  tidak  tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

B.       Komunikasi  ke bawah (downward  communication)

Komunikasi dari tingkat yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah dari suatu organisasi, mencakup pedoman perusahaan, publikasi ke dalam, memo, papan buletin dan rak  informasi.  Komunikasi  ke  bawah  dalam  sebuah  organisasi  berarti  bahwa  informasi mengalir   dari  jabatan   berotoritas   lebih   tinggi   kepada   yang  berotoritas   lebih   rendah. Informasi yang dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, antara lain :

1)    Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan

2)    Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan

3)    Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi

4)    Informasi mengenai kinerja pegawai

5)    Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas

Informasi yang disampaikan dari seorang atasan kepada bawahan tidaklah begitu saja disampaikan,  utamanya  harus  melewati  pemilihan  metode  dan  media  informasi.  Ada  6 (enam)  kriteria  yang  sering  digunakan  untuk  memilih   metode  penyampaian   informasi kepada para pegawai, antara lain :

1)    Ketersediaan

2)    Biaya

3)    Pengaruh

4)    Relevansi

5)    Respons

6)    Keahlian

C.    Komunikasi  horizontal  (horizontal communication)

Tipe  komunikasi  ini  memungkinkan  para  manajer  pada  tingkat  sama  dalam  satu organisasi mengkoordinasikan  kegiatannya lebih efektif, misalnya rapat staf dan konferensi tatap muka.

Komunikasi  horizontal  terdiri  dari  penyampaian   informasi  diantara  rekan  sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja  meliputi individu-individu  yang ditempatkan  pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Tujuan dari komunikasi horizontal adalah :

1)   Untuk mengkordinasikan penugasan kerja

2)    Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan

3)    Untuk memecahkan masalah

4)    Untuk memperoleh pemahaman bersama

5)    Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan

6)    Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona

Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antar pesona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi  horizontal  paling  sering  terjadi  dalam  rapat  komisi,  interaksi  pribadi,  selama waktu  istirahat,  obrolan  di  telepon,  memo  dan  catatan,  kegiatan  sosial  dan  lingkaran kualitas.

D.      Komunikasi  silang (across communication)

Komunikasi ini merupakan penyampaian informasi rekan sejawat yang melewati batas- batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahannya. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi, tetapi bukan atasan ataupun bawahannya. Mereka tidak melewati otoritas lini untuk mengarahkan  orang-orang  yang berkomunikasi  dengannya  dan terutama  harus mempromosikan  gagasan-gagasannya,  namun  memiliki  mobilitas  tinggi  dalam  organisasi dapat  mengunjungi  bagian  lain  atau  meninggalkan  kantornya  hanya untuk  terlibat dalam komunikasi informal.

Komunikasi silang menciptakan :

1)         perasaan “kita/kami”, guna menumbuhkan kebersamaan

2)         pengertian yang simpatik

3)         mengamankan koordinasi pada beberapa sektor

4)         kerjasama yang berhasil

5)         iklim yang sehat dan menguntungkan

1.        Komunikasi lisan dan tertulis

Pesan-pesan lisan memungkinkan menerima umpan balik segera. Komunikasi tertulis : memberi catatan atau referensi permanen, membantu memberikan dokumentasi dari suatu pesan yang disampaikan, yang dapat menjadi penting bila pembuktian diperlukan kembali.

2. Komunikasi non verbal

Komunikasi yang berdasarkan faktor-faktor lain daripada lambang verbal :

a.   bahasa tubuh

b.   lambang-lambang

c.   ketidakaktifan

d.   pernyataan yang dinyatakan oleh suara

e.   jabatan tangan

f.    penggunaan waktu

Dalam komunikasi verbal terdapat beberapa hal yang termasuk komunikasi non verbal :

a.    Ekspresi wajah

Wajah  merupakan  sumber  yang  kaya  dengan  komunikasi,  karena  ekspresi  wajah adalah cerminan suasana emosi seseorang.

b.   Kontak  mata  merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi  atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan   bukan sekedar mendengarkan.  Melalui kontak mata  dapat memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengamati hal yang lainnya.

c.     Sentuhan    adalah  bentuk komunikasi  personal   mengingat  sentuhan lebih bersifat spontan   daripada   komunikasi   verbal.   Beberapa   pesan   seperti   perhatian   yang sungguh-sungguh,  dukungan emosional, kasih sayang   atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d.   Postur   tubuh  dan  gaya   berjalan.   Cara  seseorang  berjalan,  duduk,  berdiri  dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri dan tingkat kesehatannya.

e.    Sound (Suara).  Rintihan, menarik napas panjang, tangisan  juga salah satu ungkapan

perasaan  dan  pikiran  seseorang  yang  dapat  dijadikan  komunikasi.  Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi  non verbal lainnya  sampai desis atau suara  dapat menjadi pesan yang sangat  jelas.

f.    Gerak  isyarat  adalah  hal  yang  dapat  mempertegas  pembicaraan  .  Menggunakan isyarat   sebagai   bagian   total   dari   komunikasi      seperti   mengetukan   kaki   atau

mengerakkan   tangan   selama  berbicara  menunjukkan   seseorang  dalam  keadaan

stress/bingung, atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

Lima Kaidah Komunikasi

Telah dikenal  5 (lima) Kaidah Komunikasi  efektif (The 5 Inevitable Laws  of Efffective Communication), dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri,   yaitu  REACH   (Respect,  Empathy,   Audible,  Clarity,   dan   Humble),  yang  berarti merengkuh atau meraih. Ada keyakinan bahwa komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana  meraih perhatian,  cinta kasih,  minat, kepedulian,  simpati,  tanggapan,  maupun respon  positif dari orang lain. Berikut  ini uraian  dari kelima  (5) kaidah komunikasi  efektif tersebut dalam konteks dan berfungsi sebagai fondasi untuk mengembangkan  kemampuan berbicara di depan publik.

a.   Respect

Kaidah  pertama  dalam  berkomunikasi  secara  efektif,  khususnya  dalam  berbicara  di depan publik adalah sikap hormat dan sikap menghargai terhadap khalayak atau hadirin. Hal ini merupakan  kaidah pertama  dalam berkomunikasi  dengan orang lain, termasuk berbicara di depan publik. Pembicara atau presenter harus memiliki sikap (attitude) menghormati  dan menghargai  hadirin.  Harus diingat bahwa pada  prinsipnya  manusia ingin dihargai dan dianggap penting diakui. Jika dalam presentasi harus mengkritik seseorang, lakukanlah dengan penuh respect terhadap harga diri dan kebanggaan orang tersebut.

b.   Empathy

Kaidah  kedua  adalah  empati,   yaitu  kemampuan     untuk  menempatkan   diri  pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Rasa empati akan memberi kemampuan untuk   dapat   menyampaikan    pesan   (message)    dengan   cara   dan   sikap   yang   akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu, dalam berbicara di depan publik, pembicara harus terlebih  dulu memahami  latar belakang,  golongan,  lapisan sosial, tingkatan umur, pendidikan,  kebutuhan, minat, harapan dan sebagainya,  dari calon hadirin   (audiences).   Jadi   sebelum   membangun   komunikasi   atau   mengirimkan   pesan, pembicara perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan, sehingga nantinya  pesan  akan  dapat  tersampaikan   dengan  tanpa  ada  halangan  psikologis  atau

penolakan  dari  penerima.  Empati  berarti  kemampuan   untuk  mendengar   dan  bersikap perseptif  atau  siap menerima  masukan  ataupun  umpan  balik  apapun  dengan  sikap  yang positif. Banyak sekali dari orang yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif, manakala  tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan  arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu, dalam berbicara di depan publik, pembicara harus siap untuk menerima masukan atau umpan balik dengan sikap positif.

c.  Audible

Kaidah ketiga adalah audible, yaitu  dapat didengarkan  atau dimengerti  dengan baik. Audible dalam hal ini berarti pesan yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Kaidah  ini  mengatakan  bahwa  pesan  harus  disampaikan  melalui  medium  atau  delivery channel, sedemikian dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada  kemampuan  untuk  menggunakan  berbagai  media  maupun  perlengkapan  atau  alat bantu  audio  visual  yang  akan  membantu,  agar  pesan  yang  disampaikan  dapat  diterima dengan baik.

d. Clarity

Kaidah keempat adalah kejelasan  dari pesan yang disampaikan (clarity). Selain bahwa pesan  harus  dapat  diterima  dengan  baik,  maka  kaidah  keempat  yang terkait  dengan  itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri, sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai  penafsiran  yang berlainan.  Clarity  juga sangat  tergantung  pada mutu  suara  dan bahasa  yang  digunakan.  Penggunaan  bahasa  yang  tidak  dimengerti  oleh  hadirin,  akan membuat   pidato   atau   presentasi   tidak   dapat   mencapai   tujuannya.   Seringkali   orang menganggap remeh pentingnya Clarity dalam public speaking, sehingga tidak menaruh perhatian pada suara (voice) dan kata-kata yang dipilih untuk digunakan dalam presentasi atau pembicaraannya.

e.  Humble

Kaidah kelima dalam komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang  lain,  biasanya  didasari  oleh  sikap  rendah  hati  yang  dimiliki.  Kerendahan  hati  juga berarti tidak sombong dan menganggap diri penting ketika berbicara di depan publik. Justru

dengan  kerendahan  hatilah,  pembicara  atau  presenter  dapat  menangkap  perhatian  dan respon positif dari publik pendengarnya. Kelima hukum komunikasi tersebut sangat penting untuk menjadi dasar dalam melakukan pembicaraan di depan publik.

Dari pemahaman terhadap prinsip komunikasi, diharapkan seseorang dapat berkomunikasi  lebih baik, terutama berkomunikasi  dengan efektif dengan pihak lain, yaitu memahami hakikat komunikasi, proses terjadinya komunikasi, syarat-syarat terjadinya komunikasi dan komunikasi antar pribadi secara efektif.